Author Archives: admin

Gatekryss i Hamar på kveldstid

Vedtak om avvikling av IKA Øst i Løten, Hamar og Stange

Den 12. februar ble det i Løten og Stange gjort kommunestyrevedtak om avvikling av IKA ØSt. Vedtakene var likelydende:
1. Stange kommunestyre/Løten kommune vedtar ny selskapsavtale for IKA Øst slik det fremgår av vedlegg 3 til rådmannens saksfremlegg.
2. Stange kommunestyre/Løten kommune vedtar å avvikle IKA Øst IKS.
3. Løten kommune/Stange kommune søker medlemskap i et IKA med fullverdig tjenestetilbud.
4. Det digitale depotet til Løten kommune/Stange kommune lagres på en sikker måte som en mellomløsning om det ikke kan avleveres til et IKA umiddelbart i forbindelse med avvikling.
5. Ved avvikling av selskapet skal verdien av de uttredende kommunenes innskudd bli avregnet mot påløpte fremtidige forpliktelser, herunder fremtidige pensjonskostnader.

Den 26. februar ble følgende kommunestyrevedtak vedtatt i Hamar:
1. Hamar kommunestyre vedtar ny selskapsavtale for IKA Øst slik det fremgår av vedlegg 3 til rådmannens saksfremlegg.
2. Hamar kommunestyre vedtar å avvikle IKA Øst IKS.
3. Hamar kommune må sørge for lokaler for bevaring av historiske papirarkiver i henhold til kravene i arkivloven, enten i egne lokaler eller i et IKAsamarbeid. Hamar kommunestyre mener at en felles løsning for dagligarkiv og tilhørende funksjoner i samarbeid med Stange, Løten og HIKT framstår som en framtidsrettet løsning. Det bes om at det startes en dialog med HIKT og aktuelle kommuner for å undersøke mulighetene for et slik samarbeid. Det undersøkes også om HIKT kan ivareta historiske digitalt skapte arkiver for Hamar kommune inntil en permanent løsning for depotfunksjon er på plass.
4. Det digitale depotet til Hamar kommune lagres på en sikker måte som en mellomløsning om det ikke kan avleveres til et IKA umiddelbart i forbindelse med avvikling.
5. Ved avvikling av selskapet skal verdien av de uttredende kommunenes innskudd bli avregnet mot påløpte fremtidige forpliktelser, herunder fremtidige pensjonskostnader.

(Foto: John Christian Fjellestad under Creative Commons)

Autumn trees and view up in the sky

Utredning om innhold og tjenester i IKA Øst

IKA Øst, med en arbeidsgruppe med representanter fra Hamar, Løten og Stange, har vært ansvarlig for å utarbeide en plan for innhold og økonomi i et framtidig IKA Øst. Formålet med utredningen for innhold og økonomi for framtidig IKA Øst har vært å lage et konkret grunnlag for hvordan IKA Øst best skal betjene kommunenes lovpålagte ansvar.

Arbeidsgruppa konkluderer med at det er knyttet svært stor usikkerhet rundt kostnader og framdrift for et IKA Øst som et interkommunalt samarbeid, organisert med Hamar som vertskommune og med et fullverdig tjenesteinnhold. IKA Øst framstår i dag som særlig sårbart, både som et IKS og som en lite helhetlig tjenesteløsning.

Arbeidsgruppa anbefaler at:
• IKA Øst avvikles som et interkommunalt selskap
• Hamar, Stange og Løten kommuner søker medlemskap i et IKA med et allerede fullverdig tjenestetilbud
• Det digitale depotet til Hamar, Stange, Løten og Ringsaker deponeres på sikker måte som en overgangsløsning, om det ikke kan avleveres til et IKA umiddelbart

Kommunedirektører og rådmenn i Hamar, Løten og Stange innstiller på avvikling og orienterer i formannskap om at sak kommer opp til politisk behandling over nyttår.

Hele utredning kan leses her: Utsikter – Innhold og økonomi for IKA Øst.

Styringsdokument

Hvordan tar vi vare på den kommunale historien vår?

Arkivverkets statistikk for kommuner

Arkivverket har gjennomført en undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner (Arkivverket, 2019b). I følge Arkivverket er «formålet med undersøkelsen er å få et overordnet bilde av arkivholdet i de kommunale virksomhetene, og å måle endringer på sentrale områder over tid» (Arkivverket, 2019a). Oppsummering av undersøkelsen i kommunal sektor, er at det er en utfordring av dagens arkivsystemer ikke er tilpasset stadig økende informasjonsmengder. Mange kommuner har etterslep innen langtidsbevaring og har aldri tatt uttrekk fra noen av sine systemer. Det er også liten tid til langsiktig arkivplanlegging og bevaring i mange kommuner (Arkivverket, 2019a).
Det er interessant å se undersøkelsen for det kommunale arkivlandskapet og hvordan det ser ut i Hamar, Løten og Stange, som er de tre gjenværende eierkommunene til IKA Øst fra 2020.

Langtidsbevaring

Undersøkelsen har svaralternativer hvor 1 er dårligst og 5 er best. På spørsmål om kommunen har oppbevart avsluttede arkiver i henhold til lovverket, er det Hamar som sier de har oppbevart disse dårligst. Til sammenligning er landsgjennomsnittet på dette spørsmålet gitt til 4,1 (Arkivverket, 2019c, s. 4). Stange har i tillegg gitt utfyllende kommentar til dette spørsmålet. De presiserer at deler av arkivmaterialet i arkivdepot er vanskelig tilgjengelig på grunn av manglende ordning.

Alle tre kommuner har egne arkivdepot. To av kommunene har behov for depot for papirarkiver, henholdsvis Hamar og Løten. Stange kommune har eget depotlokale, som er godkjent til formålet. Alle kommunene har behov for ordning og klargjøring til depot.
Kommunene har blitt spurt om de har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon i arkivplanen og om de har bevaringsvurdert alle sine elektroniske systemer. På landsbasis er det en høy andel som har svart «vet ikke» eller «ikke relevant». Det er over 9 % (19 % i Oslo) som har svart dette. Ifølge Arkivverket er dette er alvorlig. For de kommunene som ikke har bevaringsvurdert sine elektroniske systemer, kan dette medføre unødvendige utgifter og bruk av ressurser på oppbevaring og vedlikehold av elektroniske systemer som ellers kunne blitt avviklet og kassert (Arkivverket, 2019c, s. 7). Hamar, Løten og Stange svarer alle at de til en viss grad har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon. De svarer noe ulikt på spørsmålet om kommunen har bevaringsvurdert alle sine elektroniske systemer.

IKA Øst har i sitt forvaltningssystem kartlagt og bevaringsvurdert elektroniske arkiv- og fagsystemer. Når både Løten og Hamar angir at dokumentasjon og bevaringsvurdering ikke er fullstendig, kan dette være et bilde på at kommunene ikke har klart å kartlegge et fullstendig bilde på hva de har av elektroniske fagsystemer, og dermed heller ikke bevaringsvurdert disse.
Det samme bildet kommer fram i svarene på om kommunen har tatt uttrekk av avsluttede arkivperioder fra elektroniske systemer med bevaringsverdig informasjon. Arkivverket presiserer at spørsmålsstillingen er noe endret fra forrige undersøkelse, men kommunene scorer lavt på dette spørsmålet – 3,1 i gjennomsnitt. Arkivverket sier dog at situasjonen er noe bedret sammenlignet med tidligere år (Arkivverket, 2019c, s. 9). Her er det viktig å merke seg at alle tre kommunene i IKA Øst scorer spørsmålet om uttrekk høyere enn landsgjennomsnittet.
Arkivverket har også spurt kommunene om de noensinne har tatt uttrekk fra elektroniske NOARK-system og fra elektronisk bevaringsverdig fagsystem.

Godt under alle kommuner har tatt slike uttrekk. Hamar, Løten og Stange har alle tatt uttrekk både på NOARK-systemer og på elektroniske fagsystemer. IKA Øst har hatt kontinuerlig kartlegging og innleveringer av elektroniske arkiv- og fagsystemer. Kommunene har løpende levert inn til digitalt depot (IKA Øst, 2019).
Når det gjelder spørsmål om kommunens bortsatt, eldre og avsluttede papirarkiver er ordnet og listeført svarer Hamar og Løten med et lavt score på dette, begge svarer 1. Stange svarer med et score på 3. Svarene samsvarer med at både Hamar og Løten har et større behov for arkivdepot enn Stange. Stange har i større grad ordnet egne arkiv, men har fortsatt behov for ordning av arkivmateriale i eget arkivdepot.

Kompetanse

Kommunene har blitt spurt om hvordan de vurdere intern kompetanse innen depotoppgaver. Hamar scorer denne kompetansen lavt, Løten har besvart med «Ikke relevant», mens Stange scorer intern kompetanse til 4 av 5. Stange har imidlertid ytret behov for ordning, rensning, katalogisering, merking, innbinding og lignende. Kommunen er også konkret på framtidig behov innen arkivdeponering, i form av videre oppbevaring og pleie av allerede deponerte elektroniske arkiver og for bistand ved innsyn i avlevert elektronisk arkivmateriale.

Om undersøkelsen

Arkivverket har noen generelle bemerkninger rundt undersøkelsen. De av bemerkningene som kan ha betydning for svarene til Hamar, Løten og Stange er gjengitt her.
«Undersøkelsen er en form for selvevaluering (…). Det kan virke som at kommunene i gjennomsnitt vurderer seg selv mer positivt på spørsmålene enn det som er Arkivverkets inntrykk fra tilsynene. (…) Arkivverket tror dette kan skyldes en viss manglende kompetanse i utfyllingen av besvarelsene, særlig når vi sammenholder svar knyttet til overordnet kvalitet med svar knyttet til enkeltspørsmål om for eksempel arkivplan og uttrekk. (…) Videre er det verdt å fremheve at mange arkivtjenester og dokumentsentre synes å ha fått tilført nye arbeidsoppgaver, uten at dette nødvendigvis medfører økte ressurser til å utføre disse oppgavene. Som en konsekvens, står mange arkivtjenester i en svært sårbar ressurssituasjon.» (Arkivverket, 2019c, s. 15)

Kilder

Arkivverket. (2019a). Arkivregnestykket går ikke opp i offentlig sektor. Hentet fra https://www.arkivverket.no/nyheter/arkivregnestykket-gar-ikke-opp-i-offentlig-sektor

Arkivverket. (2019b). Resultater fra undersøkelsen 2019. Hentet fra https://www.arkivverket.no/arkivutvikling/tall-og-data-statistikk/kommunearkiver/resultater-fra-undersokelsen-2018

Arkivverket. (2019c). Undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner : En presentasjon av sentrale funn fra 2019. Hentet fra https://www.arkivverket.no/arkivutvikling/tall-og-data-statistikk/kommunearkiver/resultater-fra-undersokelsen-2018/_/attachment/download/5f53408b-6678-447b-8d76-371facc43cbf:26334689de528b9c3c62fa9e4df43979348af842/Arkivverket_KommunalVirksomhet2019_publiseres.pdf

IKA Øst. (2019). Innleveringer. Hentet fra http://www.xn--ikast-xua.no/?page_id=467

NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø

Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver på høring

NOU 2019:9 “Fra kalveskinn til datasjø” ble sendt ut på høring den 1.7. Høringsfristen er 12. desember. Høringa er åpen, IKA Øst er ev de inviterte høringsinstansene.

Fra regjeringen.no:
Arkivlovutvalget ble oppnevnt 1. september 2017. Mandat var blant annet å gjennomgå arkivloven og arkivforskriften og foreslå ny arkivlov eventuelt endringer i gjeldende arkivlov. NOU 2019:9 ble overlevert til Kulturdepartementet 2. april 2019. Utvalget foreslår en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, og at denne erstatter gjeldende arkivlov. Formålet med høringen er å få høringsinstansenes syn på de enkelte bestemmelser i Arkivlovutvalgets lovutkast.

Mediaoppslag om elevmapper

I Dagsavisen 20.11.13 hevdes det at alle elevmapper skal til Riksarkivet:
– se Dagsavisen.

Flere andre fulgte opp, for eksempel VG Nett.

Elevmapper fra grunnskole og videregående skole er kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale som selvsagt ikke skal leveres til Riksarkivet, men innleveres til de respektive kommunale arkivinstitusjoner. Elevmappene inneholder bl.a. rettighetsdokumentasjon, som er viktig å bevare. Arkivmateriale som oppbevares ved en arkivinstitusjon, skal selvsagt behandles i henhold til gjeldende regelverk og personvernbestemmelser.

Det er ventet en presisering fra Riksarkivaren i løpet av dagen 21.11.13