Styringsdokument

Hvordan tar vi vare på den kommunale historien vår?

Arkivverkets statistikk for kommuner

Arkivverket har gjennomført en undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner (Arkivverket, 2019b). I følge Arkivverket er «formålet med undersøkelsen er å få et overordnet bilde av arkivholdet i de kommunale virksomhetene, og å måle endringer på sentrale områder over tid» (Arkivverket, 2019a). Oppsummering av undersøkelsen i kommunal sektor, er at det er en utfordring av dagens arkivsystemer ikke er tilpasset stadig økende informasjonsmengder. Mange kommuner har etterslep innen langtidsbevaring og har aldri tatt uttrekk fra noen av sine systemer. Det er også liten tid til langsiktig arkivplanlegging og bevaring i mange kommuner (Arkivverket, 2019a).
Det er interessant å se undersøkelsen for det kommunale arkivlandskapet og hvordan det ser ut i Hamar, Løten og Stange, som er de tre gjenværende eierkommunene til IKA Øst fra 2020.

Langtidsbevaring

Undersøkelsen har svaralternativer hvor 1 er dårligst og 5 er best. På spørsmål om kommunen har oppbevart avsluttede arkiver i henhold til lovverket, er det Hamar som sier de har oppbevart disse dårligst. Til sammenligning er landsgjennomsnittet på dette spørsmålet gitt til 4,1 (Arkivverket, 2019c, s. 4). Stange har i tillegg gitt utfyllende kommentar til dette spørsmålet. De presiserer at deler av arkivmaterialet i arkivdepot er vanskelig tilgjengelig på grunn av manglende ordning.

Alle tre kommuner har egne arkivdepot. To av kommunene har behov for depot for papirarkiver, henholdsvis Hamar og Løten. Stange kommune har eget depotlokale, som er godkjent til formålet. Alle kommunene har behov for ordning og klargjøring til depot.
Kommunene har blitt spurt om de har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon i arkivplanen og om de har bevaringsvurdert alle sine elektroniske systemer. På landsbasis er det en høy andel som har svart «vet ikke» eller «ikke relevant». Det er over 9 % (19 % i Oslo) som har svart dette. Ifølge Arkivverket er dette er alvorlig. For de kommunene som ikke har bevaringsvurdert sine elektroniske systemer, kan dette medføre unødvendige utgifter og bruk av ressurser på oppbevaring og vedlikehold av elektroniske systemer som ellers kunne blitt avviklet og kassert (Arkivverket, 2019c, s. 7). Hamar, Løten og Stange svarer alle at de til en viss grad har dokumentert alle sine elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon. De svarer noe ulikt på spørsmålet om kommunen har bevaringsvurdert alle sine elektroniske systemer.

IKA Øst har i sitt forvaltningssystem kartlagt og bevaringsvurdert elektroniske arkiv- og fagsystemer. Når både Løten og Hamar angir at dokumentasjon og bevaringsvurdering ikke er fullstendig, kan dette være et bilde på at kommunene ikke har klart å kartlegge et fullstendig bilde på hva de har av elektroniske fagsystemer, og dermed heller ikke bevaringsvurdert disse.
Det samme bildet kommer fram i svarene på om kommunen har tatt uttrekk av avsluttede arkivperioder fra elektroniske systemer med bevaringsverdig informasjon. Arkivverket presiserer at spørsmålsstillingen er noe endret fra forrige undersøkelse, men kommunene scorer lavt på dette spørsmålet – 3,1 i gjennomsnitt. Arkivverket sier dog at situasjonen er noe bedret sammenlignet med tidligere år (Arkivverket, 2019c, s. 9). Her er det viktig å merke seg at alle tre kommunene i IKA Øst scorer spørsmålet om uttrekk høyere enn landsgjennomsnittet.
Arkivverket har også spurt kommunene om de noensinne har tatt uttrekk fra elektroniske NOARK-system og fra elektronisk bevaringsverdig fagsystem.

Godt under alle kommuner har tatt slike uttrekk. Hamar, Løten og Stange har alle tatt uttrekk både på NOARK-systemer og på elektroniske fagsystemer. IKA Øst har hatt kontinuerlig kartlegging og innleveringer av elektroniske arkiv- og fagsystemer. Kommunene har løpende levert inn til digitalt depot (IKA Øst, 2019).
Når det gjelder spørsmål om kommunens bortsatt, eldre og avsluttede papirarkiver er ordnet og listeført svarer Hamar og Løten med et lavt score på dette, begge svarer 1. Stange svarer med et score på 3. Svarene samsvarer med at både Hamar og Løten har et større behov for arkivdepot enn Stange. Stange har i større grad ordnet egne arkiv, men har fortsatt behov for ordning av arkivmateriale i eget arkivdepot.

Kompetanse

Kommunene har blitt spurt om hvordan de vurdere intern kompetanse innen depotoppgaver. Hamar scorer denne kompetansen lavt, Løten har besvart med «Ikke relevant», mens Stange scorer intern kompetanse til 4 av 5. Stange har imidlertid ytret behov for ordning, rensning, katalogisering, merking, innbinding og lignende. Kommunen er også konkret på framtidig behov innen arkivdeponering, i form av videre oppbevaring og pleie av allerede deponerte elektroniske arkiver og for bistand ved innsyn i avlevert elektronisk arkivmateriale.

Om undersøkelsen

Arkivverket har noen generelle bemerkninger rundt undersøkelsen. De av bemerkningene som kan ha betydning for svarene til Hamar, Løten og Stange er gjengitt her.
«Undersøkelsen er en form for selvevaluering (…). Det kan virke som at kommunene i gjennomsnitt vurderer seg selv mer positivt på spørsmålene enn det som er Arkivverkets inntrykk fra tilsynene. (…) Arkivverket tror dette kan skyldes en viss manglende kompetanse i utfyllingen av besvarelsene, særlig når vi sammenholder svar knyttet til overordnet kvalitet med svar knyttet til enkeltspørsmål om for eksempel arkivplan og uttrekk. (…) Videre er det verdt å fremheve at mange arkivtjenester og dokumentsentre synes å ha fått tilført nye arbeidsoppgaver, uten at dette nødvendigvis medfører økte ressurser til å utføre disse oppgavene. Som en konsekvens, står mange arkivtjenester i en svært sårbar ressurssituasjon.» (Arkivverket, 2019c, s. 15)

Kilder

Arkivverket. (2019a). Arkivregnestykket går ikke opp i offentlig sektor. Hentet fra https://www.arkivverket.no/nyheter/arkivregnestykket-gar-ikke-opp-i-offentlig-sektor

Arkivverket. (2019b). Resultater fra undersøkelsen 2019. Hentet fra https://www.arkivverket.no/arkivutvikling/tall-og-data-statistikk/kommunearkiver/resultater-fra-undersokelsen-2018

Arkivverket. (2019c). Undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner : En presentasjon av sentrale funn fra 2019. Hentet fra https://www.arkivverket.no/arkivutvikling/tall-og-data-statistikk/kommunearkiver/resultater-fra-undersokelsen-2018/_/attachment/download/5f53408b-6678-447b-8d76-371facc43cbf:26334689de528b9c3c62fa9e4df43979348af842/Arkivverket_KommunalVirksomhet2019_publiseres.pdf

IKA Øst. (2019). Innleveringer. Hentet fra http://www.xn--ikast-xua.no/?page_id=467