Innleveringer

Sak/arkivsystemene er underlagt bevaringspåbud i hht.Arkivforskriften § 15. Enkelte fagsystemene kan også falle inn under denne bestemmelsen, men fagsystemene er først og fremst bevaringsvurdert individuelt etter Riksarkivarens hovedprinsipper, Bevaringsutvalgets metodikk og fagspesifikke bestemmelser i Riksarkivarens forskrift. Uttrekk (SIP) fra fagsystemer er produsert, lagret og dokumentert i hht. bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kap. 5 – nærmere bestemt § 5-6 til § 5-13 og § 5-24 til § 5- 32. IKA Øst følger disse bestemmelsene selv om dette i utgangspunktet er ment for innleveringer til Arkivverket.

Uttrekk fra Noark-systemene er som hovedregel produsert med systemleverandørens uttrekksverktøy (unntatt Sofie-basene). Tabelluttrekk fra fagsystemer er produsert vha. eksportfunksjonalitet i Oracle SQL Developer, Export Wizard i SQl Server eller SAS Access ODBC som en generell eksportløsning. Tekstfilformat i samtlige tabelluttrekk er i hht. Riksarkivarens forskrift § 5-12 bokstav b), dvs kommaseparert. Uttrekkene omfatter alltid alle tabeller og alle felt fra opphavssystemet, også tomme tabeller – bl.a. som dokumentasjon på at ingen informasjon er underslått. I enkelte fagsystemer finnes tabeller med felt som kan inneholde formatert tekst (rtf), dvs.- fulltekstdokumenter. Felt med formatert tekst finnes bl.a. i BvPro, PPI, Oskar og Marthe. Slike felt er alltid håndtert i hht. bestemmelsene i § 5-14 og konvertert til pdf\a. Enkelte tabeller kan inneholde BLOB-felt (eks. SATS). Feltinnholdet konverteres i så fall i en ny versjon av tabellen som lagres under SYSDOK. Teknisk dokumentasjon er alltid laget av IKA Øst i hht. ADDML-standarden og med ER-diagram.

Status per februar 2019:

– Stange kommune: ‘Familia’ (Telenor Allianse) – fagsystem for barneverntjenesten 1998 – 2002. 70 tabeller. Testet og godkjent april 2014.
– Stange kommune: ‘BvPro’ – fagsystem for barneverntjenesten 2002 – 2008. 69 tabeller. Testet og godkjent oktober 2015.
– Stange kommune: ‘Visma Unique Familia’ – fagsystem for barneverntjenesten 2009 – 2018. 190 tabeller. Testet og godkjent juni 2018.
– Stange kommune: ‘Humanus’ – fagsystem for sosialtjenesten 1998 – 2002. 75 tabeller. Testet og godkjent april 2014.
– Stange kommune: ‘Socio’ – fagsystem for sosialtjenesten 2002 – 2017. 165 tabeller. Testet og godkjent desember 2017.
– Stange kommune: ‘Sats’ – fagsystem for grunnskolen 1999 – 2016. 164 tabeller. Testet og godkjent oktober 2018.
– Stange kommune: ‘HSPro’ – fagsystem for helsestasjon 2001 – 2018. 164 tabeller. Testet og godkjent september 2018.
– Stange kommune: ‘Kontor 2000’ – avsluttet periode 1994 – 2002. Testet og godkjent mars 2015.
– Stange kommune: ‘Kontor 2000’ – avsluttet periode 2003 – 2007. Testet og godkjent oktober 2016.
– Hamar kommune: ‘Kontor 2000’ – avsluttet periode 1988 – 1993. Testet og godkjent februar 2015.
– Hamar kommune: ‘Kontor 2000’ – avsluttet periode 1994 – 2000. Testet og godkjent februar 2015.
– Hamar kommune: ‘Bekkeliveien asylmottak’ – fagsystem for asylmottak 1992 – 1994. 21 tabeller. Testet og godkjent januar 2013.
– Hamar kommune: ‘BvPro’ – fagsystem for barneverntjenesten i Hamar kommune 2002 – 2008. 69 tabeller. Testet og godkjent oktober 2015.
– Hamar kommune: ‘Socio’ – fagsystem for sosialhjelptjenesten 1997 – 2018. 170 tabeller. Testet og godkjent desember 2018.
– Hamar kommune: ‘Sats’ – fagsystem for grunnskolen 1999 – 2018. 166 tabeller. Innlevert desember 2018.
– Løten kommune: ‘Kontor 2000’ – avsluttet periode 1997 – 2005. Testet og godkjent desember 2014.
– Løten kommune: ‘BvPro’ – fagsystem for barneverntjenesten 2002 – 2008. 69 tabeller. Testet og godkjent oktober 2015.
– Løten kommune: ‘WIS Skole’ – fagsystem for skolesektoren 2002 – 2015. 51 tabeller. Testet og godkjent oktober 2015, men jf. merknad under planlagte innleveringer.

– Løten kommune: ‘WIS skole’ – mikrouttrekk produsert av arkivskaper. Testet og godkjent mai 2015.
– Løten kommune: ‘PPI’ – fagsystem for PP-tjenesten 1993 – 2008. 63 tabeller. Testet og godkjent januar 2016.
– Løten kommune: ‘Visma kulturskole’ – fagsystem for kulturskole 2011 – 2014. Innlevert april 2017. Testing gjenstår.
– Ringsaker kommune: ‘Marthe’ – fagsystem for barnevern 1992 – 2007. 79 tabeller. Testet og godkjent juni 2016
– Ringsaker kommune: ‘Oskar’ – fagsystem for sosialtjenesten 1990 – 2007. 89 tabeller. Testet og godkjent desember 2016.
– Ringsaker kommune: ‘Visma Velferd’ – fagsystem for sosialtjenesten 2007 – 2018. Innlevert juni 2018 som backup av databasen. Tabelluttrekk gjenstår.
– Ringsaker kommune: ‘Visma Omsorg’ – fagsystem for pleie og omsorg 1994 – 2005. 50 tabeller. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Visma Unique Profil’ – fagsystem for pleie og omsorg 2005 – 2018. Innlevert juni 2018 som backup av databasen. Tabelluttrekk gjenstår.
– Ringsaker kommune: ‘Mini-Sofie Omsorg’ – sak/arkivløsning for fagsystemet Visma Omsorg 1994- 2005. 64 tabeller. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Mini-Sofie Oskar’ – sak/arkivløsning for fagssystemet Oskar 1999 – 2007. 64 tabeller. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Mini-Sofie Marthe’ – sak/arkivløsning for fagsystemet Marthe 1994 – 2007. 64 tabeller. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Ergfbase’ – fagsystem for ergoterapi/fysioterapi i pleie og omsorgsektoren 2000 – 2004. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘UQ – Felles’- fagsystem for personal/HRM 2006 – 2014. 50 tabeller. Testet og godkjent juni 2017.
– Ringsaker kommune: ‘UQ – Util’ – fagsystem med systemteknisk funksjon for andre fagsystemer. 5 tabeller. Testet og godkjent juli 2017.
– Ringsaker kommune: ‘SakArkiv’ (Sofie) avsluttet periode 1988 – 1995. 60 tabeller.Testet og godkjent oktober 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Sofie’ – avsluttet periode 1995 – 1999. 60 tabeller. Testet og godkjent oktober 2017.
– Ringsaker kommune: ‘Sofie’ – avsluttet periode 1998 – 2003. 60 tabeller. Testet og godkjent oktober 2017.
– Hedmark fylkeskommune: ‘ESA’ – avsluttet periode 1991 – 1999. Testet og godkjent mars 2015.
– Hedmark fylkeskommune: ‘ESA’ – avsluttet periode 2000 – 2003. Testet og godkjent november 2015.
– Hedmark fylkeskommune: ‘ESA’ – avsluttet periode 2004 – 2008. Testet og godkjent juni 2016.
– Hedmark fylkeskommune: ‘ESA N4’ – ‘Enhet for næring og nyskaping’ 2008 – 2011 – med elektroniske dokumenter. Testet og godkjent juli 2014.

IKA Øst IKS: ‘Forvaltningssystem for IKA Øst’ – fagsystem for digital arkivbestand hos arkivskaperne og innleverte arkivpakker. 2012 – 2018. Testet og godkjent februar 2019.

Planlagte innleveringer:

– Fra Løten kommune: ‘SATS barnehage’ 2002 – 2019. Utsatt av arkivskaper til slutten av barnehageåret 2018/2019.
– Fra Løten kommune: ‘Wis skole’ – nytt uttrekk etter skoleåret 2018/2019. Systemet ble videreført pga. dårlig funksjonalitet i Oppad.
– Fra Hamar kommune: ESA N-4 2001 – 2013. Utsatt av arkivskaper inntil videre.
– Fra Hedmark fylkeskommune: ‘SATS’- skoleadministrativt system. Avslutning av systemet utsatt av arkivskaper en rekke ganger – nå antydet 2019/2020.